Integrace EDI a SAP – 2. část: Neděláte to kvůli OEM, ale kvůli sobě

• Automotive
• Článek

Jaké problémy lze vyřešit a jaké nové výhody získat integrací systému Elektronické výměny dat (EDI) s ERP systémem SAP? Tuto otázku řešil workshop pořádaný společností Aimtec, na kterém vystoupili Business Development Manager Adam Heller a SAP SD Consultant Tomáš Pašek. Tento článek se zaměřuje na druhou část workshopu, věnovanou SAP SD.

Proč integrovat EDI do systému SAP?

Adam Heller již v první části workshopu uvedl mnoho pádných důvodů pro integraci EDI do SAP. Tomáš Pašek pak přidal řadu dalších důkazů o prospěšnosti této investice, jejíž rychlá návratnost je až překvapující. Před rozhodnutím o implementaci je však nezbytné mít promyšlený přístup a hlubší pochopení procesů. „Implementace pouze na základě požadavků OEM výrobce není správnou motivací. Skutečným důvodem by měla být digitalizace, zrychlení procesů a úspora nákladů,“ vysvětlil Pašek.

Konkrétně to může znamenat, že díky automatickému propojení systémů odpadá potřeba ručního přepisování odvolávaných termínů a objednávaného množství, které jsou obdrženy e-mailem nebo sdíleny v excelu, do systému SAP. 

Výhody plně integrovaných systémů EDI a SAP

Jednou z hlavních výhod plně integrovaných systémů EDI a SAP je eliminace potřeby práce s WebEDI portály vašich zákazníků. Tyto portály sice poskytují určité přínosy, ale jsou časově náročnější alternativou ke klasické EDI komunikaci. „Při použití zákaznického portálu se musíte přihlásit, zadat informace o dodávce a teprve poté můžete tisknout štítky, dodací listy a přepravní dokumenty. Při napojení partnera přímo přes EDI do systému SAP máte celý proces pod kontrolou. Vše potřebné si vytisknete podle potřeby, zaúčtujete dodávku a automaticky se vygeneruje ASN IDoc, který je odeslán na EDI systém odběratele,“ popsal proces Tomáš Pašek.

Pašek dále upozornil, že ačkoli struktura IDoc bude s přechodem na cloudovou verzi systému SAP S/4 HANA nahrazena novější technologií, která vychází z původního formátu IDoc, znalost IDoc bude i nadále užitečná.

Klíčové transakce v systému SAP pro EDI

Pro efektivní fungování EDI v systému SAP jsou zásadní určité základní transakce. „Středobodem je transakce WE20, která slouží k nastavení partnera napojeného přes EDI a všech zpráv, které si s ním chceme vyměňovat. Pro každého partnera vybíráme typ zpráv, které potřebujeme, typicky odvolávky a ASN na úrovni dodávky a pravděpodobně fakturu,“ vysvětlil Pašek.

Dalšími důležitými transakcemi jsou OVAI a OVA9, které jsou dlouhodobě používané v automotive průmyslu pro příjem odvolávek. Transakce OVAI slouží k jednoznačné identifikaci odběratele v systému SAP, zatímco OVA9 doplňuje nastavení pro zpracování odvolávek.

Rizika při implementaci EDI do systému SAP

Tomáš Pašek demonstroval potenciální rizika při implementaci EDI do systému SAP na příkladu velkého dodavatele pro významného OEM výrobce. „Před implementací je nezbytné určit, zda systém bude čistě odvolávkový (call-off) nebo zda bude zahrnovat i zakázky (order),“ zdůraznil Pašek. Toto rozhodnutí je klíčové, protože systém SAP podle toho pracuje s krátkodobými a dlouhodobými odvolávkami. „Zde se nesmí stát chyba, jinak bude nutné celou implementaci opakovat,“ varoval před možnými úskalími.

Další výzvou byla změna tisku štítků požadovaná OEM výrobcem. „Štítky se nastavují v transakci VV61 a výstup je možné zobrazit v transakci VL74 pro konkrétní doklad a manipulační jednotku. Problém nastal, když OEM výrobce požadoval malou lokální změnu, kterou by však bylo nutné aplikovat na štítky používané pro mnoho odběratelů. Přímý zásah do kódu kvůli konkrétnímu odběrateli by znamenal nesystémový zásah,“ vysvětlil Pašek. Jednou z možností by bylo vytvořit nový štítek, ale pokud by podobné požadavky přišly od více zákazníků, rychle by se vytvořilo několik verzí štítků. Při jakékoli interní změně v systému SAP by pak bylo nutné testovat všechny verze, což je časově náročné.

Aby se předešlo těmto problémům, společnost Aimtec vyvinula nástroj Partner Enhancement Manager, který umožňuje provádět lokální změny v globálním nastavení. „Pouhým kliknutím myši lze snadno definovat, pro který business case se má konkrétní změna provést,“ uvedl Pašek.

Aimtec nabízí řadu dalších chytrých a na míru šitých nástrojů a řešení pro implementaci EDI do systému SAP, například v oblastech dodávek či fakturace, ať už standardní nebo selfbillingové.

Sdílejte článek