Altes loslassen bzw. EDI‑Migration erfolgreich bewältigen

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Unternehmen in der Automobilbranche bauen ihre EDI-Systeme mitunter jahrelang auf. In dieser Zeit müssen die Einstellungen häufig geändert werden, wobei die verantwortlichen Teams die konsequente Dokumentierung aller Änderungen ihres On-Premise-Systems oft vernachlässigen. Im Ergebnis erscheinen dann die Risiken einer Beschädigung oder des Verlusts von Daten beim Transfer größer als der aus der EDI-Migration erwachsende Nutzen. „Upgrade und Migration von Daten ist ein grundlegender Akt, der jedem Unternehmen gut tut“, meint Jan Stočes, Cloud Services Director bei der Firma Aimtec. Dieser Prozess muss keinerlei Risiko darstellen, wenn das betreffende Unternehmen einen geeigneten Partner wählt. Wie aber findet man ihn? Lesen Sie, worauf es ankommt und welche Trends im EDI-Bereich genutzt werden können.

KI für undankbare Arbeiten

Der Katalog aktiver und archivbezogener EDI-Prozesse umfasst schon bei mittelgroßen Unternehmen hunderttausende Einträge und Gigabytes an Daten. Bis vor kurzem war üblich, dass der Berater dieses Archiv im Rahmen der EDI-Migration von on premise auf SaaS manuell durchforstet, was nicht nur aufwendig, sondern auch extrem fehlerträchtig ist. Aimtec hat aus diesem Grund mit dem Onboarding Messages Analyzer ein eigenes Tool entwickelt, das dem Analysten diese undankbare Arbeit abnimmt. „Unsere progressiven KI-Tools sind in der Lage, die Kommunikation zu klassifizieren, und wir können uns mit der eigentlichen Migration befassen“, verweist Jan Stočes auf einen Vorteil, der im Rahmen des Migrationsprojekts dutzende Arbeitsstunden spart. Dabei räumt er ein, dass es sich um ein langsames Tool handelt, das dafür eigenständig arbeitet und den Inhalt von Nachrichten analysiert (Standard, Nachrichtentyp, Schlüsseldaten wie Belegnummern...), Nachrichtenpaare und Prozesstypen (Verpackung in ASN u. Ä.) identifiziert.

Wenn SaaS ein echter Service ist

Auf dem Markt sind mehrere EDI-Lieferanten aktiv, die unterschiedliche Varianten einer SaaS-Lösung anbieten. Für den Kunden ist es schwierig, sich in diesem Angebot zurechtzufinden. Häufig erhält er eine Dienstleistung, bei welcher der Lieferant zwar Hosting sicherstellt, ab nicht den Betrieb. Der Lieferant kümmert sich also darum, dass die Anwendung läuft, sämtliche Belange innerhalb der Anwendung muss der Kunde bzw. sein internes IT-Team aber selbst besorgen.

Ein Aimtec-Klient kann sich hingegen darauf verlassen, dass er Full-Service bekommt, wobei er sich praktisch nicht mehr um EDI kümmern muss und nur noch den reibungslosen Nachrichtenstrom ins firmeneigene ERP-System im Auge behält. Aimtec gewährleistet den Betrieb, behebt Fehler und Ausfälle, kommuniziert mit Partnern. Diese Kompetenz beruht auf jahrelanger Entwicklung und gesammelten Erfahrungen mit der elektronischen Kommunikation im Automotive-Bereich.

Ein eigenständiges Kapitel ist die Schnelligkeit des Services: Aimtec bearbeitet jede Anforderung bis zum Folgetag, was in der EDI-Welt bei weitem nicht die Regel ist.

Onboarding, Validierung und Validierung 2.0 

Aufgrund dieser Erfahrungen ist Aimtec in der Lage, das Onboarding neuer Partner (Einstellung neuer Anforderungen, Vernetzung, Prozesse, Testen) bzw. die Implementierung spezifischer Konzepte und Anforderungen der OEM an die Kommunikation im Rahmen des OEM-Pakets bei SAP für jeden Automobilhersteller zu erledigen.

Zusätzlich erhält ein Aimtec-Kunde die Validierung für Erfordernisse der Zusammenarbeit mit OEM. Der große Automobilhersteller Stellantis beispielsweise erstellte ein Verzeichnis von Anforderungen, die neue Partner erfüllen müssen. Dabei handelt es sich um äußerst komplizierte Tests, die aus Sicht eines potenziellen Kooperationspartners viele überflüssige Vorgaben enthalten. Aimtec ist in der Lage, ein Unternehmen durch diesen Validierungsprozess zu begleiten.

Gleichzeitig kümmert sich Aimtec um die Validierung jeder abgehenden und eingehenden ASN. Bei abgehenden Nachrichten geschieht das während der Konvertierung von IDoc in das vom OEM geforderte Format. Scheitert die Validierung einer Nachricht, erfährt der Kunde umgehend, dass er eine Berichtigung vornehmen muss. Durch diese Kontrolle des Inhalts jeder EDI-Nachricht wird vermieden, dass der OEM eine fehlerhafte Nachricht erhält, was zur Ausstellung einer Belastungsanzeige führen würde.

Eine fortgeschrittene Variante ist die sog. Validierung 2.0 – ein automatischer Prozess, der Fehler noch schneller aufdeckt und lokalisiert und ein PDF-Verzeichnis der konkreten Fehler generiert.

Vollkommener Überblick 

Aufgrund spezieller Tools erhält der Aimtec-Kunde eine transparente Dokumentation.

• Message Monitor: Visualisiert eingehende und abgehende Nachrichten. Dieser Bericht ermöglicht eine einfache Volltextrecherche sämtlicher Kommunikation, wobei der Kunde sieht, ob die Nachricht zugestellt bzw. bearbeitet wurde.
• Programmiersprache XSLT: Ermöglicht die automatische Extraktion von Nachrichten, was bei umfangreichen Datenmigrationen eine effektive Hilfe darstellt. Es handelt sich um die modernste Programmiersprache zur Transformation von Nachrichten und die transparenteste, weil Informationen zwischen Plattformen übertragen werden.
• Message Split ordnet Informationen aus EDI-Nachrichten unterschiedlichen Systemen zu. Beispielsweise wird die Information, dass Material auf dem Weg vom Lieferanten ist, ans SAP-System zum Anlegen einer Annahme in der Logistik sowie an APS (Advanced Planning and Scheduling) übermittelt, das eine neue Materialanforderung aufnimmt. Das Gegenteil ist Message Merge, wobei Nachrichten aus unterschiedlichen Systemen kompiliert werden, um alle obligatorischen Informationen zu erfüllen.

Gemeinsam migrieren

Aimtec verfügt nicht nur über EDI-Experten, sondern als SAP-Partner auch über ein Team von Spezialisten für dieses am weitesten verbreitete ERP-System. Mit dem bevorstehenden Ende der Unterstützung bestehender SAP-Systeme, was die Unternehmen zum Übergang auf die Cloud-Version SAP S4/HANA zwingt, bietet sich die Chance, die Migration von Grund auf anzugehen, auch EDI in die Cloud zu übertragen und in SAP zu integrieren.

Im Fall der Migration und Integration kommt es dann weder auf die konkrete SAP-Version noch darauf an, ob EDI als On-Premise-Lösung oder über eine Webschnittstelle (als Produkt WebEDI, das auch die Einbindung von Lieferanten ohne eigene EDI-Lösung ermöglicht) betrieben wird. Die Übertragung dieser Aufgabe an Aimtec spart Zeit und Geld, weil das Projekt nicht mit zwei unterschiedlichen Lieferanten koordiniert werden muss.

Smart lesen

Die Nutzung von EDI muss nicht auf ASN beschränkt bleiben. Es lassen sich auch weitere für den Firmenbetrieb wichtige Dokumente bearbeiten. Beispielsweise ist die Bearbeitung von Rechnungen in den meisten Firmen mit einem beachtlichen Umfang an manueller Arbeit verbunden. Die aktuellen Lösungen zur Digitalisierung dieser Dokumente beruhen gewöhnlich auf optischer Zeichenerkennung, bei Aimtec ist aber bereits eine neue und bessere Lösung entstanden.

Das maschinelles Lernen nutzende System vermag einzelne Informationen auf der Rechnung zu unterscheiden und liest sie ungeachtet der Lokalisierung. Anschließend werden sie ins Informationssystem des Kunden übertragen. „Ein Vorteil von mit neuronalen Netzwerken arbeitenden Technologien besteht darin, dass sie ein Dokument genauso lesen wie ein Mensch. Sie verstehen alle europäischen Sprachen, ihnen ist egal, ob die Umsatzsteuer unten oder oben steht, in welchem Teil der Rechnung die Produktnummer angeführt ist. Sie lesen es einfach und arbeiten es ins System ein“, erklärt Jan Stočes. Die Technologie liest nicht nur Rechnungen, sondern auch Lieferscheine, Reklamationen oder Zahlungsavis.

Es liegt auf der Hand: Der Fortschritt ist nicht aufzuhalten. Die Migration von EDI macht Sinn, wenn sie von einem erfahrenen und zuverlässigen Partner geleitet wird.
 

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