Integrace EDI a SAP – 1. část: Přidaná hodnota nad rámec přenosu dat

• Automotive
• Článek

Jaké výhody přináší integrace Elektronické výměny dat (EDI) a ERP systému SAP? Tuto otázku řešil workshop uspořádaný společností Aimtec, na kterém vystoupili Business Development Manager Adam Heller a SAP SD Consultant Tomáš Pašek.

První část workshopu se zaměřila na obecné fungování EDI a aktuální trendy v oblasti EDI komunikace. Adam Heller zdůraznil, že před 27 lety se společnost Aimtec začala specializovat právě na EDI, které bylo tehdy vnímáno jako prostředek propojující ERP nebo WMS systémy obchodních partnerů. Dnes však EDI představuje komplexní oblast, kterou lze rozšířit o mnoho dalších procesů. Zejména při využití s ERP systémem SAP lze dosáhnout integrace dodavatelského řetězce a zvýšení sledovatelnosti zboží, což je v současnosti velmi žádané. Tento pokročilý přístup k výměně dat můžeme označit jako EDI s přidanou hodnotou. Hlavní výhodou je výrazné zrychlení intralogistických procesů, eliminace papírování a ručního přepisování dodacích listů do systému. Jak lze těchto přínosů dosáhnout?

Služba a podpora

V oblasti EDI se uživatelé často setkávají s řadou chronických problémů, které je třeba řešit. Mezi hlavní potíže patří reklamace od klientů, zejména automobilek, kvůli chybným ASN, a rostoucí počet zákaznických požadavků, ať už v oblasti EDI nebo logistiky obecně. Tyto problémy často vedou k pomalé odezvě přetížených interních IT týmů či externích poskytovatelů. Proto se v posledních letech stává trendem outsourcování celé agendy EDI formou SaaS na specializované poskytovatele, kteří se starají o většinu činností spojených s EDI, včetně onboardingu, validace a reportingu.

EDI as a Service představuje B2B komunikaci se zákazníky i dodavateli prostřednictvím různých komunikačních kanálů. Zpráva je přijímána ve specifickém formátu (např. VDA, EDIFACT, ANSI) a prostřednictvím konverze je přeměněna do formátu potřebného pro systém SAP, jako je například IDoc, a následně integrována do SAP systému. V takovém uspořádání uživatel ERP systému o EDI prakticky neví, protože systém funguje na pozadí a operátor se setká pouze s výsledky, které mu předloží SAP. V opačném směru je výměna dat stejně spolehlivá.

Při zmínce o EDI jako službě nelze opomenout podporu ze strany poskytovatele. Společnost Aimtec nabízí podporu v režimu 24/7 s 99,9% garancí dostupnosti služby.

Monitoring, validace a WebEDI

Pro zajištění optimálního fungování EDI systémů vyvinula společnost Aimtec několik bezpečnostních a kontrolních mechanismů. Jedním z nich je Message Monitor. "Může se stát, že zákazník bude zpochybňovat doručení určité zprávy, například ASN. Proto poskytujeme možnost přihlásit se na náš portál a v Message Monitoru najít konkrétní zprávu a ověřit, zda a kdy byla přijata, konvertována a odeslána do systému. Jakmile je potvrzeno, že zpráva byla akceptována zákazníkovým systémem, získáváte silnou pozici pro další jednání," vysvětlil Adam Heller.

Dalším užitečným nástrojem je Message Validator, který ověřuje, zda příchozí zpráva odpovídá dohodnuté struktuře, obsahuje všechna povinná pole a dokonce umožňuje kontrolovat obsah proti kmenovým datům. Tato kontrola probíhá před tím, než je zpráva odeslána do SAP systému klienta.

Společnost Aimtec se specializuje na automobilový průmysl a má bohaté zkušenosti s požadavky a standardy OEM výrobců a jejich dodavatelů. Díky těmto zkušenostem není rozhodující, na které úrovni dodavatelského řetězce se klient nachází. I zákazníci z jiných odvětví mohou těžit z vysokých standardů nastavených v automotive sektoru.

Pro menší dodavatele, kteří nemají vlastní EDI řešení, existují různé způsoby, jak přesto komunikovat prostřednictvím EDI. Pro tyto "malé hráče" je k dispozici portál WebEDI, který umožňuje dodavatelům vidět objednávky, expedovat zboží a generovat ASN, i když jejich ERP systém tuto funkci nepodporuje.

AI místo papírů

Adam Heller popisuje ideální podobu EDI s přidanou hodnotou jako schopnost integrace EDI do systému SAP , která výrazně urychluje logistické procesy. „ASN nemusí sloužit pouze jako podklad pro plánování, ale může výrazně urychlit příjem v logistice. Partneři zasílají ASN, připravují štítky na materiál a díky tomu můžete v systému SAP jednoduše načíst příjem pomocí skenovací aplikace, aniž by pracovník na logistice musel nejprve vzít dodací list, ručně přepsat údaje do systému a následně naskladnit materiál,“ uvedl Heller.

Dále zdůraznil, že tento scénář je ideální, pokud dodavatelé komunikují výhradně prostřednictvím EDI. Nicméně, i když se je podaří přesvědčit, ne všichni budou používat tento kanál pro veškerou komunikaci. „Například budou posílat ASN a odvolávky, ale faktury či další dokumenty budou posílat v PDF, což opět vyžaduje manuální přepisování a představuje prostor pro chyby. Proč to naopak nevyužít jako příležitost? Můžeme použít stávající kanál do ERP systému, nasadit automatickou extrakci dat a přečíst PDF dokument pomocí umělé inteligence, která jej převede do formátu IDoc,“ navrhl Heller jako možné řešení.

Tímto způsobem se maximalizuje efektivita a minimalizují se chyby v procesech, čímž se dosahuje skutečné přidané hodnoty EDI.

Sdílejte článek