Integration von EDI und SAP – 2. Teil: Nicht wegen der OEMs, sondern für sich selbst

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Was für Probleme können gelöst und welche neuen Vorteile durch die Integration von Electronic Data Interchange (EDI) mit SAP ERP erzielt werden? Diese Frage war Gegenstand eines von Aimtec organisierten Workshops, an dem Business Development Manager Adam Heller und SAP SD Consultant Tomáš Pašek teilnahmen. Unser Artikel betrifft den zweiten Teil des Workshops, der sich mit SAP SD befasste.

Warum EDI in SAP integrieren?

Im ersten Teil des Workshops nannte Adam Heller bereits viele überzeugende Gründe für die Integration von EDI in SAP. Tomáš Pašek fügte dann eine Reihe weiterer Belege für die Vorteilhaftigkeit dieser Investition hinzu, die sich überraschend schnell rentiert. Vor einer Entscheidung über die Implementierung bedarf es jedoch eines durchdachten Ansatzes und tieferen Verständnisses der Prozesse. „Eine Implementierung allein aufgrund von OEM-Anforderungen ist nicht die richtige Motivation. Echte Gründe sollten Digitalisierung, Prozessbeschleunigung und Kosteneinsparung sein“, erklärt Pašek.

Konkret kann dies bedeuten, dass durch automatische Verknüpfung der Systeme die manuelle Übertragung von per E-Mail eingehenden oder in Excel geteilten Abrufterminen und Bestellmengen in das SAP-System entfällt.

Vorteile vollständig integrierter Systeme EDI und SAP

Einer der Hauptvorteile voll integrierter EDI- und SAP-Systeme besteht darin, dass nicht mehr mit den WebEDI-Portalen der Kunden gearbeitet werden muss. Diese Portale bieten zwar gewisse Vorteile, sind aber eine zeitaufwendigere Alternative zur klassischen EDI-Kommunikation. „Bei der Nutzung eines Kundenportals muss man sich anmelden, die Lieferinformationen eingeben und kann erst dann Etiketten, Lieferscheine und Versandpapiere ausdrucken. Wird der Partner direkt über EDI in SAP eingebunden, hat man den gesamten Prozess unter Kontrolle. Man druckt aus, was benötigt wird, und bucht die Lieferung. Ein ASN-IDoc wird automatisch generiert und an das EDI-System des Abnehmers gesendet“, beschreibt Tomas Pašek den Prozess.

Pašek verwies außerdem auf folgende Tatsache: Obwohl die IDoc-Struktur mit dem Übergang zur Cloud-Version von SAP S/4 HANA durch eine neuere Technologie ersetzt wird, die auf dem ursprünglichen IDoc-Format basiert, sind IDoc-Kenntnisse weiterhin nützlich.

Die wichtigsten Transaktionen in SAP für EDI

Bestimmte Basistransaktionen sind für den effektiven Betrieb von EDI in SAP unerlässlich. „Im Mittelpunkt steht die Transaktion WE20, mit welcher die Einrichtung des EDI-Partners und aller Nachrichten, die mit ihm ausgetauscht werden sollen, erfolgt. Für jeden Partner wählen wir die benötigten Nachrichtentypen aus, üblicherweise Abrufe und ASNs auf Ebene der Lieferung und wahrscheinlich die Rechnung“, erklärt Pašek.

Weitere wichtige Transaktionen sind OVAI und OVA9, die in der Automobilindustrie seit langem für die Annahme von Lieferabrufen Verwendung finden. Die Transaktion OVAI dient der eindeutigen Identifizierung des Abnehmers im SAP-System, während OVA9 die Bearbeitung von Lieferabrufen ergänzt.

Risiken bei der Implementierung von EDI in SAP

Tomáš Pašek demonstrierte potenzielle Risiken bei der Implementierung von EDI ins SAP-System am Beispiel eines großen Zulieferers für einen bedeutenden OEM. „Vor der Implementierung muss festgelegt werden, ob es sich um ein reines Abrufsystem (Call-off) handelt oder ob auch Bestellungen (Order) einbezogen werden“, betonte Pašek. Diese Entscheidung ist von zentraler Bedeutung, weil SAP dann entsprechend mit Kurz- und Langzeitabrufen arbeitet. „Hier darf es nicht zu Fehlern kommen, sonst muss die gesamte Implementierung wiederholt werden“, warnte er vor möglichen Stolpersteinen.

Eine weitere Herausforderung war die vom OEM geforderte Änderung des Etikettendrucks. „Etiketten werden in der Transaktion VV61 eingerichtet, und die Ausgabe lässt sich in der Transaktion VL74 für ein konkretes Dokument und eine bestimmte Handling Unit anzeigen. Das Problem entstand, als der OEM eine geringfügige lokale Änderung verlangte, die allerdings auf von vielen Abnehmern verwendeten Etiketten angewendet werden müsste. Ein direkter Eingriff in den Code wegen eines konkreten Abnehmers wäre ein unsystematischer Eingriff“, erläuterte Pašek. Eine Möglichkeit bestünde darin, ein neues Etikett zu erstellen, wenn aber ähnliche Anforderungen von mehreren Kunden einträfen, würden schnell mehrere Etikettenversionen generiert. Bei jeder internen Änderung im SAP-System müssen dann alle Versionen zeitaufwendig getestet werden.

Um derartige Probleme zu vermeiden, hat Aimtec das Tool Partner Enhancement Manager entwickelt, mit dem lokale Änderungen in globalen Einstellungen vorgenommen werden können. „Mit nur einem Mausklick lässt sich einfach definieren, für welchen Geschäftsfall die jeweilige Änderung vorgenommen werden soll“, so Pašek.

Aimtec bietet eine Reihe weiterer intelligenter und maßgeschneiderter Tools und Lösungen für die Implementierung von EDI in SAP, beispielsweise in den Bereichen Lieferung oder Rechnungsstellung, ob Standard oder Self-Billing.

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