Datenextraktion ohne Limit: Automatisierung erleichtert endlich die Arbeit

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Tausende Partner, Kunden und Lieferanten... Heute sind sie dank EDI bequem ans ERP-System angebunden, aber immer noch treffen viele PDF-Dokumente per Mail ein, aus denen Daten manuell umgeschrieben werden müssen. Sie aus Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen zu extrahieren, gehört zu den Prozessen, die ein gut funktionierendes Unternehmen ausmachen. Paradoxerweise stößt man dabei aber oft auf zahleiche Fehler, die durch die Vielfalt der Formate von Geschäftsdokumenten oder fehlerhafte Datentranskription verursacht werden.

Herkömmliche automatisierte Extraktionsverfahren sind entwicklungsintensiv und müssen jedes Mal angepasst werden, wenn ein PDF-Dokument ein neues Layout hat. Gerade dieser Bereich ist ideal für den Einsatz künstlicher Intelligenz, die schnell von all diesen Sorgen befreit. Was alles kann sie?

Limit für die Menge an Dokumentenlayouts? Unendlich

Egal, ob Kundendaten manuell übertragen oder mittels OCR und Schablonen aus einer begrenzten Anzahl unterschiedlicher Dokumente zu extrahieren sind, die aber in keiner Weise verändert werden dürfen – vor der künstlichen Intelligenz muss man sich nicht fürchten. Da KI-Lösungen mit Sprachmodellen arbeiten, spielt die visuelle Form des Dokuments eigentlich keine Rolle. KI kann Daten unabhängig davon extrahieren, wie das Dokument strukturiert ist. Diese Art der Extraktion ist ein wichtiger Bestandteil der Aimtec Integrationsplattform, wo wir die extrahierten Daten validieren und mit den Stammdaten aus dem ERP abgleichen. Daher müssen Sie sich um das mit KI verbundene häufige Schreckgespenst – mögliche Fehler und fehlende menschliche Kontrolle – keine Sorgen machen.

„Mit AI können wir sogar Dokumentenformate verarbeiten, die zum ersten Mal an uns herangetragen werden. Es ist nicht notwendig, neue Schablonen zu erstellen, und der Kunde muss uns auch nicht mitteilen, dass sich etwas geändert hat. Die Anzahl der Layouts von Rechnungen oder anderen Dokumenten spielt keine Rolle“, erklärt Lukáš Rampa, der das Forschungs- und Entwicklungsteam der Aimtec Integrationsplattform leitet.

Weniger Fehler, mehr Effizienz. Wohin damit?

Eine der größten Herausforderungen bleibt weiterhin die Verwaltung von Stammdaten. Fehlt beispielsweise im ERP-System ein Eintrag betreffend den Geschäftspartner, von dem das PDF-Dokument stammt, können Fehler auftreten. In diesem Fall muss sich der Kunde mit dem Problem befassen; so weit ist die KI noch nicht.

„Kostensenkung durch KI kann wirklich erheblich sein. Der Kunde muss nicht mehr stundenlang Daten manuell übertragen, was nicht nur die Arbeit effizienter macht, sondern auch das Risiko von Fehlern eliminiert. Die Zeitersparnis kann zum Beispiel für die dringend benötigte Pflege sauberer Stammdaten und die Weiterentwicklung der Systeme genutzt werden“, merkt Karel Sladký, Aimtec Integration Solutions Director, an.

KI ist aktuell praktisch in jedem Unternehmen ein Thema. Durch die Integration von KI in bestehende Schlüsselprozesse können viele unnötige Fehler vermieden und überraschend viel Zeit und Kosten gespart werden. Gleichzeitig handelt es sich um eine einfache Möglichkeit, auf einen neuen Trend „aufzuspringen“, der sich sehr schnell entwickeln wird. Auch in dieser Hinsicht kann Aimtec Ihr Partner sein und eine frühzeitige Implementierung dort sicherstellen, wo sie wirklich sinnvoll ist und wo der Einsatz von KI echten Nutzen bringt und nicht nur auf der Innovationsliste abgehakt wird.

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