E‑invoicing v B2B: Jak se připravit na povinnou digitalizaci

• Digital Factory
• Článek

Od roku 2025 vstoupí v Německu v platnost povinnost přijímat elektronické faktury a od roku 2027 bude nutné je nejen přijímat, ale i elektronicky odesílat. I ostatní země budou muset do té doby zohlednit podobné legislativní požadavky. Směrnice Evropské unie je součástí širšího trendu digitalizace veřejných a firemních procesů napříč Evropou, které mají za cíl zvýšit transparentnost a efektivitu podnikání. Pro firmy, které obchodují s německými partnery, je tato změna klíčovým milníkem, na který je třeba se důkladně připravit.

Co znamená e-invoicing pro vaši firmu?

E-invoicing je proces výměny faktur mezi firmami v elektronickém formátu. Na rozdíl od tradičních papírových nebo PDF faktur musí e-faktura splňovat určité standardy, aby byla kompatibilní se systémem, který používají partneři. Evropská unie, v souladu se směrnicí 2014/55/EU, postupně zavádí povinnost přijímat e-faktury, a to nejen v Německu, ale i ve všech členských státech.

Německo, v souladu s evropskými standardy, zavádí povinnost přijímat e-faktury, což znamená, že společnosti obchodující na německém trhu musí být schopny je zpracovávat a integrovat do svých interních systémů. A to může představovat výzvu v integraci s informačními systémy a tvorbě nových formátů.

PDF faktury vs. e-invoicing aneb proč PDF nestačí

Přestože PDF faktury jsou elektronické, nemusí splňovat požadavky na e-faktury, jak je definováno evropskou směrnicí. Obsahují údaje ve vizuálně čitelné podobě, což umožňuje jejich snadné prohlížení a tisk. Avšak z hlediska automatizace jsou problematické, neboť pro jejich plné zpracování je nutné data ručně zadávat do účetního systému nebo využít technologii, která převádí text z obrazu. To znamená, že PDF faktura nemůže být automaticky integrována do systému a vyžaduje další kroky pro její zpracování.

K odeslání faktury tedy nemusí stačit pouze e-mail s PDF – takový dokument nemusí splňovat požadavky na strukturovanou e-fakturu. Požadavky splňují např. formáty jako ZUGFeRD nebo XRechnung/Factur-X, které kombinují strojově čitelná data s vizuálním zobrazením pro snadnější kontrolu a archivaci.

Porovnání PDF faktury a e-faktury

	PDF faktura	E-invoice / e-faktura
Automatizace zpracování	Vyžaduje manuální zadávání nebo použití technologie na čtení textu z obrazu.	Umožňuje plně automatizované zpracování bez lidského zásahu.
Formát dat	Obsahuje vizuálně čitelná data, která nejsou strojově čitelná.	Je vytvořena ve strukturovaném formátu (např. XML).
Způsob doručení	Lze poslat e-mailem, ale nezaručuje automatizované zpracování.	Doručuje se přes EDI nebo jiný systém pro výměnu dat.
Optimalizace pro účetní systémy	Je určena pro lidské čtení, není optimalizována pro účetní software.	Je optimalizována pro přímé importování do účetních a ERP systémů.
Soulad s EU směrnicí	Nemusí splnit požadavky na strukturovanou e-fakturu.	Splňuje požadavky podle směrnice 2014/55/EU.

Aimtec je součástí PEPPOL sítě

Jedním z nejčastěji používaných standardů pro e-invoicing v Evropě je PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Aimtec je poskytovatelem připojení do PEPPOL sítě, což znamená, že může zajistit hladké propojení vaší společnosti s obchodními partnery.

Pro vás to znamená:

• Jednoduchý a bezproblémový přechod na e-invoicing standard.
• Soulad s legislativními požadavky nejen v Německu, ale i v dalších zemích, které implementují podobné povinnosti.
• Bezpečný a rychlý přenos dat, který zajistí, že vaše faktury budou doručeny a zpracovány bez chyb.

Proč spolupracovat právě s Aimtec?

Společnost Aimtec má dlouholeté zkušenosti s digitální transformací a implementací IT řešení v oblasti B2B a logistiky. Umíme navrhnout a implementovat řešení na míru vašim potřebám, a to bez ohledu na to, zda jste malá firma nebo velký nadnárodní podnik.

S námi získáte:

• Komplexní řešení na klíč – postaráme se o celý proces zavedení e-invoicingu, včetně integrace s vašimi interními systémy a podpory při přechodu na nový způsob fakturace.
• Flexibilita a škálovatelnost – naše řešení je připraveno na růst s vaší firmou, ať už jste na začátku své digitalizační cesty, nebo již máte zavedeny určité procesy.
• Spolehlivá podpora – náš tým odborníků je připraven vám kdykoli pomoci a zajistit, že vaše IT systémy budou fungovat bez výpadků.

Nenechte se zaskočit změnami, připravte se s námi

Povinnost e-invoicingu se rychle blíží a firmy, které se nepřipraví včas, mohou čelit vážným problémům s kompatibilitou a zpožděním ve fakturačních procesech. Zajistěte si náskok a konkurenceschopnost nejen na německém trhu.

Sdílejte článek