Integration von EDI und SAP – 1. Teil: Mehrwert über den Datentransfer hinaus

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Was sind die Vorteile der Integration von Elektronischem Datenaustausch (EDI) und SAP ERP? Diese Frage war Gegenstand eines von Aimtec organisierten Workshops, an dem Business Development Manager Adam Heller und SAP SD Consultant Tomáš Pašek teilnahmen.

Der erste Teil des Workshops befasste sich mit der allgemeinen Funktionsweise von EDI und aktuellen Trends in der EDI-Kommunikation. Adam Heller betonte, dass Aimtec vor 27 Jahren begann, sich auf EDI zu spezialisieren, was damals als Mittel zur Verbindung der ERP- oder WMS-Systeme von Geschäftspartnern angesehen wurde. Heute hingegen ist EDI sehr komplex und kann auf viele weitere Prozesse ausgedehnt werden. Insbesondere in Kombination mit SAP ERP lassen sich die hoch im Kurs stehende Integration der Lieferkette und eine bessere Rückverfolgbarkeit der Waren erzielen. Dieser fortschrittliche Ansatz für den Datenaustausch kann als EDI mit Mehrwert bezeichnet werden. Der Hauptvorteil besteht in einer erheblichen Beschleunigung der Intralogistikprozesse und der Eliminierung papierbasierter Prozesse bzw. der manuellen Übertragung von Lieferscheinen ins System. Wie können diese Vorteile erreicht werden?

Service und Support

Im EDI-Bereich stoßen die Benutzer häufig auf eine Reihe chronischer Probleme, die es zu lösen gilt. Zu den Hauptschwierigkeiten gehören Reklamationen von Kunden, insbesondere Automobilherstellern, wegen fehlerhafter ASNs und eine zunehmende Zahl von EDI oder die Logistik allgemein betreffenden Kundenanforderungen. Diese Probleme führen oft zu langsamen Reaktionszeiten überlasteter interner IT-Teams oder externer Anbieter. Daher hat sich in den letzten Jahren der Trend entwickelt, die gesamte EDI-Agenda über SaaS an spezialisierte Anbieter auszulagern, welche die meisten EDI-bezogenen Aktivitäten, einschließlich Onboarding, Validierung und Berichterstattung, übernehmen.

EDI as a Service steht für die B2B-Kommunikation mit Kunden und Lieferanten über verschiedene Kommunikationskanäle. Die Nachricht wird in einem bestimmten Format (z. B. VDA, EDIFACT, ANSI) empfangen, durch Konvertierung in das für SAP erforderliche Format, wie beispielsweise IDoc, umgewandelt und ins SAP-System integriert. Bei einer solchen Konstellation bekommt der Anwender des ERP-Systems praktisch nichts von EDI mit, da das System im Hintergrund läuft und er lediglich die von SAP präsentierten Ergebnisse zu Gesicht bekommt. In entgegengesetzter Richtung ist der Datenaustausch genauso zuverlässig.

Wenn von EDI als Dienstleistung die Rede ist, muss auch der Support des Anbieters in Betracht gezogen werden. Aimtec bietet einen 24/7-Support mit 99,9 % Verfügbarkeitsgarantie.

Monitoring, Validierung und WebEDI

Zur Gewährleistung einer optimalen Funktion von EDI-Systemen hat Aimtec mehrere Sicherheits- und Kontrollmechanismen entwickelt. Einer davon ist Message Monitor. „Es kommt vor, dass ein Kunde die Zustellung einer bestimmten Nachricht, beispielsweise einer ASN, in Frage stellt. Deshalb bieten wir die Möglichkeit, sich in unser Portal einzuloggen und im Message Monitor nach der betreffenden Nachricht zu suchen, um zu überprüfen, ob und wann sie empfangen, konvertiert und an das System übermittelt wurde. Sobald die Bestätigung vorliegt, dass die Nachricht vom System des Kunden angenommen worden ist, sind Sie in einer starken Verhandlungsposition“, erklärt Adam Heller.

Ein weiteres nützliches Tool ist der Message Validator, der überprüft, ob die eingehende Nachricht der vereinbarten Struktur entspricht bzw. alle Pflichtfelder enthält, und sogar den Inhalt mit Stammdaten abzugleichen vermag. Diese Prüfung findet statt, bevor die Nachricht an das SAP-System des Kunden gesendet wird.

Aimtec ist auf die Automobilindustrie spezialisiert und verfügt über umfassende Erfahrungen mit den Anforderungen und Standards der OEMs und ihrer Zulieferer. Aufgrund dieser Kompetenz ist es unerheblich, auf welcher Lieferkettenstufe der Klient angesiedelt ist. Auch Kunden aus anderen Branchen können von den hohen Standards des Automobilsektors profitieren.

Für kleinere Lieferanten, die nicht über eigene EDI-Lösungen verfügen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, trotzdem mittels EDI zu kommunizieren. Diesen „kleinen Akteuren“ steht ein WebEDI-Portal zur Verfügung, das es den Lieferanten ermöglicht, Bestellungen einzusehen, Waren zu versenden und ASNs zu generieren, auch wenn ihr ERP-System diese Funktionalität nicht unterstützt.

AI statt Papier

Adam Heller beschreibt das ideale Design von EDI mit Mehrwert als Fähigkeit der Integration von EDI in ein SAP-System, um Logistikprozesse erheblich zu beschleunigen. „ASN-Nachrichten können nicht nur als Planungsgrundlage dienen, sondern auch den Wareneingang in der Logistik erheblich beschleunigen. Die Partner senden ASNs, bereiten Etiketten für das Material vor, womit der Erhalt einfach über eine Scan-Anwendung in SAP eingelesen wird, ohne dass der Logistikmitarbeiter erst den Lieferschein nehmen, die Daten manuell ins System eingeben und den Materialzugang festhalten müsste“, so Heller.

Er betonte ferner, dass dieses Szenario ideal ist, wenn Lieferanten ausschließlich über EDI kommunizieren. Nichtsdestotrotz, selbst wenn sie zu dieser Überzeugung gelangen, wird nicht jeder diesen Kanal für die gesamte Kommunikation nutzen. „Sie versenden zum Beispiel ASNs und Lieferabrufe, aber Rechnungen oder andere Dokumente im PDF-Format, was wiederum eine manuelle Übertragung erfordert und Raum für Fehler schafft. Warum sollte das nicht als Chance gesehen werden? Man kann den vorhanden Kanal ins ERP-System nutzen, die Daten automatisiert extrahieren und das PDF-Dokument mittels KI auslesen, um es ins IDoc-Format zu übertragen“, schlägt Heller als mögliche Lösung vor.

Auf diese Weise wird Effizienz maximiert und lassen sich Prozessfehler minimieren, wodurch EDI für echten Mehrwert sorgt.

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