E‑Invoicing im B2B‑Bereich: Vorbereitung auf die obligatorische Digitalisierung

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2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen, und ab 2027 sollen diese nicht nur akzeptiert, sondern auch elektronisch versendet werden. Auch andere Länder werden bis dahin ähnliche gesetzliche Anforderungen berücksichtigen müssen. Die EU-Richtlinie ist Teil eines weitreichenden Trends zur Digitalisierung öffentlicher und unternehmerischer Prozesse in ganz Europa. Sie zielt auf mehr Transparenz und Effizienz in der Wirtschaft ab. Für Unternehmen mit deutschen Geschäftspartnern ist diese Änderung ein wichtiger Meilenstein und bedarf einer gründlichen Vorbereitung.

Was bedeutet E-Invoicing für Ihr Unternehmen?

Unter E-Invoicing versteht man den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen im elektronischen Format. Im Unterschied zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen müssen elektronische Rechnungen bestimmte Standards erfüllen, damit sie mit dem von den Partnern verwendeten System kompatibel sind. Die Europäische Union führt gemäß der Richtlinie 2014/55/EU schrittweise die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen ein, und zwar nicht nur in Deutschland, sondern in allen Mitgliedstaaten.

Deutschland führt im Einklang mit den europäischen Standards die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen ein. Das bedeutet, dass Unternehmen, die auf dem deutschen Markt tätig sind, in der Lage sein müssen, diese zu verarbeiten und in ihre internen Systeme zu integrieren. Dies kann eine Herausforderung bei der Integration in Informationssysteme und der Erstellung neuer Formate darstellen.

PDF-Rechnungen vs. E-Invoicing – Warum PDF nicht ausreicht

Obwohl PDF-Rechnungen elektronisch sind, müssen sie nicht unbedingt die Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen, wie sie in der europäischen Richtlinie definiert sind. PDF-Rechnungen enthalten Daten in einer visuell lesbaren Form, so dass sie sich einfach anzeigen und ausdrucken lassen. In Hinblick auf die Automatisierung sind sie aber problematisch, weil zu ihrer vollständigen Verarbeitung eine manuelle Dateneingabe ins Buchführungssystem oder der Einsatz einer Technologie erforderlich ist, die den Text aus dem Bild extrahiert. Eine PDF-Rechnung kann somit nicht automatisch in das System integriert werden, was zusätzliche Bearbeitungsschritte notwendig macht.

Zum Versenden einer Rechnung reicht also nicht nur eine E-Mail mit einem PDF-Dokument aus – ein solches Dokument erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Anforderungen erfüllen beispielsweise Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung/Factur-X, die maschinenlesbare Daten mit einer visuellen Darstellung kombinieren, um eine einfachere Überprüfung und Archivierung zu ermöglichen.

Vergleich PDF-Rechnungen und E-Rechnungen

	PDF-Rechnung	E-Invoice / E-Rechnung
Automatische Verarbeitung	Erfordert die manuelle Eingabe oder Nutzung einer Technologie, die Bild in Text konvertiert	Ermöglicht eine vollautomatisierte Verarbeitung ohne menschliches Zutun
Datenformat	Enthält visuell lesbare Daten, die nicht maschinenlesbar sind	Erstellt in einem strukturierten Format (z. B. XML)
Zustellung	Kann per E-Mail versendet werden, garantiert aber keine automatisierte Verarbeitung	Zustellung über EDI oder ein anderes System für den elektronischen Datenaustausch
Geeignet für Buchführungs-Software	Bildhaft repräsentierte Rechnung, die nicht für Buchführungs-software optimiert ist	Optimiert für den direkten Import in Buchführungs- und ERP-Systeme
EU-Richtlinien-konform	Muss die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht erfüllen	Erfüllt die Anforderungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Aimtec als Teil des PEPPOL-Netzwerks 

Einer der am weitesten verbreiteten Standards für E-Invoicing in Europa ist PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online). Aimtec ist Peppol-Service-Provider und kann somit die nahtlose Anbindung Ihres Unternehmens an Geschäftspartner sicherstellen.

Für Sie bedeutet das:

• Einfache und reibungslose Umstellung auf den E-Invoicing-Standard
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen nicht nur in Deutschland, sondern auch in anderen Ländern, die ähnliche Auflagen umsetzen
• Sichere und schnelle Datenübertragung, um zu gewährleisten, dass Rechnungen fehlerfrei zugestellt und verarbeitet werden

Warum mit Aimtec?

Aimtec verfügt über langjährige Erfahrung in der digitalen Transformation und Implementierung von IT-Lösungen in den Bereichen B2B und Logistik. Wir können Lösungen konzipieren und implementieren, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großer multinationaler Konzern sind.

Vorteile der Zusammenarbeit mit Aimtec:

• Komplexe schlüsselfertige Lösung – Wir kümmern uns um den gesamten Prozess der Implementierung von E-Invoicing, einschließlich der Integration mit Ihren internen Systemen und der Unterstützung beim Übergang zur neuen Rechnungsstellung.
• Flexibilität und Skalierbarkeit – Unsere Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen mit, egal ob Sie am Anfang Ihrer digitalen Reise stehen oder bereits einige Prozesse implementiert haben.
• Zuverlässiger Support – Unser Expertenteam steht Ihnen jederzeit zur Seite und sorgt für einen störungsfreien Betrieb Ihrer IT-Systeme.

Überraschungen vermeiden – bereiten Sie sich vor

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung rückt immer näher. Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig darauf vorbereiten, drohen ernsthafte Kompatibilitätsprobleme und Verzögerungen bei Rechnungsstellungsprozessen. Sichern Sie sich einen Vorsprung und bleiben Sie wettbewerbsfähig – nicht nur auf dem deutschen Markt!

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